名刺の管理方法は?エクセルやクラウドソーシング・アプリの方法紹介

社会人になると名刺交換をする機会が増え、気がつけばいただく名刺に対して整理や管理が追いつかないことが多くなっていませんか?
エクセルやクラウドソーシング・アプリなどで名刺を管理する方法があるため自身に合った名刺管理方法を選ぶことで効率よく名刺を活用することが可能です。
今回は名刺の管理方法について詳しく紹介します。

社会人必須スキル!名刺をきちんと管理しよう


ビジネスの場で頻繁に交換されている名刺はデキる人ほどたくさんの名刺が増えていくともいわれています。名刺が多くなるほど人脈が増えるのは当然ですが、名刺の数に比例して人脈の質もグレードアップしていくとされています。
しかし、その質の高い人脈も名刺が正しく管理されていなければ上手く活用することは困難になり宝の持ち腐れになってしまいます!名刺をきちんと管理すればさまざまな場面でニーズに合ったふさわしい人物を選び出すことがスムーズになり、ビジネスの成功に繋がると考えられます。
名刺イコール人脈であり、名刺管理は社会人として必須のスキルといえるのではないでしょうか?

名刺を整理できていないとどうなる?

社会人として名刺の管理は大切なスキルですが、名刺の整理が適切にできていないことは名刺探しに時間がかかるだけではなく、たくさんのデメリットが発生すると考えられます。
先にもお伝えした通り、あらゆるビジネスの場においてそのシーンにふさわしい人物をすぐに選び出すことができなければ、せっかくの質の高い人脈を有効に活用することができません。
また、引き継ぎを行うことが必要になった場合においても名刺を管理できていなければ、スムーズな引き継ぎは不可能です。
そのほかにも、名刺を適切に管理することで商談相手の情報も整理されるため、会話のきっかけが生まれ話が弾むことによって商談の成立にも繋がります。
自身に合った名刺管理方法を取り入れることは人脈を管理するだけではなく、コミュニケーションを円滑にするためのツールを手に入れることとも言えます。

名刺の管理方法


ひと昔前なら名刺の管理方法といえば、ノートに貼る方法やクリアファイルを代表とした名刺ホルダー、そのまま名刺を入れる名刺ボックスが主流でしたが、現在はデジタル化も進みさまざまな方法を選択することが可能です。
現在、名刺管理をするための主な方法として以下のものがあげられます。

・Excelで管理する方法
・市販のソフトで管理する方法
・クラウドで管理する方法
・アプリで管理する方法

これらは全て名刺の情報をデータ化する方法ですが、データ化することによってさまざまなメリットが生まれます。
名刺をデータ化することによるメリットとしては

・分類や検索する性能が向上、変更も容易
・有用なデータを素早く抜粋
・メールの一斉送信などに流用できる
・収集したデータを社内で共有できる
・名刺管理の手間や時間を大幅に削減
・外出先からも検索可能
・引き継ぎがスムーズ

このような多くのメリットが考えられ、時間の余裕が生まれるとともに生産性も高まります。

Excelで管理

Excel
ExcelはMicrosoftの製品で、ビジネスの現場ではパソコンに入っていない方が珍しいといっても過言ではないくらいに一般的な「表計算ソフト」です。
Excelは活用用途が幅広いため、企業においての営業業績の管理や顧客管理に使用されていることも少くありません。
名刺管理にExcelを使用するのに向いているのはどのような場合なのかについて見て行きましょう。

【Excelで名刺を管理するのに向いている場合】
・もともと顧客管理をExcelでしている
・見込み客をExcelで管理している
・展示会などで名刺を得る機会が多く、次回の案内メールを送るためにアドレスをExcelで管理している
・あいさつ状や年賀状を送付するためにExcelで住所管理をしている
・社内で名刺を共有する必要がある場合

以上のように名刺のみの管理だけではなく、営業管理や顧客管理の一環として名刺を管理することで、人脈をデータベース化することにExcelが向いていると考えられます。
また、無料でダウンロード可能なテンプレートが豊富にあることや、テンプレートを自作できることもExcelのメリットだと言えます。

Microsoft Storeのサイトはこちら

市販のソフトで管理


パソコン上での名刺の管理方法のひとつとして、インストールやダウンロードで購入できる市販の名刺管理ソフトを活用する方法があります。クラウド型のソフトと混同しやすいのですが、クラウド型とは違ってオンライン上の管理ではなくパソコン上で完結していることが特徴です。
一般的に名刺をデジカメやスキャナーで取り込んでデータ化して名刺を管理しますが、文字の正確さや精度が高くミスが少ないといわれています。また、スマホやGmailなどと同期して外出先から検索できる機能がついたソフトもあり、使用したい機能によってソフトを選ぶことが重要です。

クラウドで管理


クラウドでの名刺管理とはデータを会社や自分のパソコン、スマートフォン上などではなく、インターネット上に保存して利用する方法です。インターネット上で保存することによって、会社からだけではなく自宅や外出先などさまざまな場所でパソコンやタブレット、スマートフォンなどを使用してデータを閲覧したり、編集したりすることも可能です。また、個人だけではなくグループや社内全体でデータを共有することも行えることもポイントです。
クラウド名刺管理を提供する会社によってサービス内容はさまざまですが、一般に名刺のスキャンデータを送信することでオペレータがデータの入力や管理を一括で行うため精度の高い情報管理が叶います。
クラウドによっては4カ国語対応や配属先の変更を知らせてくれる機能、顧客管理システムとの提携などのサービスを受けることもできるため、名刺を最大限に利用できる名刺管理方法といえます。

アプリで管理


名刺管理アプリとは主にスマートフォンやタブレットなどのカメラで撮影した名刺をデータ化してインターネット上に保存する方法で、クラウドでの名刺管理と似ています。
アプリによっては取り込んだデータをオペレーターが手入力したり修正したりするサービスもあります。
アプリによっては以下のような機能があり、使い勝手によって選択することが可能です。

・入力されている名刺情報同士のでSNSが可能
・自動認識の手入力修正サービス
・人事異動があった場合の通知や自動更新など
・アプリ上で電子名刺が交換できる機能
・Facebook のアカウントと連携
・認識言語が豊富

【主な名刺管理アプリ】
Eightのサイトはこちら
CamCardのサイトはこちら

名刺整理方法のポイント

名刺管理方法のポイントとしてもらったその日のうちにスキャンなどの処理をすることが大切です。しかし、すぐにできない場合には最低限でももらった日付のメモや会った場所、仕事の内容や用件などの情報を直接名刺に書き込みましょう。
また、特徴的な話題やエピソード、その人の特徴などがあれば記入しておくことで、次に会うときの話題作りに役立ちます。

名刺管理は人脈という資産管理

名刺を管理することは人脈という資産を管理することともいえますが、適切に管理しなければせっかくの人脈を上手に活用することができません。
また、名刺管理に掛ける時間や手間を省くためにも、名刺をカメラで撮影したりスキャンしたりするだけで完了するデジタルやクラウドを使った便利な名刺管理システムの利用が有効です。
仕事の環境を快適にし人脈を最大限に利用するためにも、自分に合った方法で名刺管理を取り入れることをおすすめします。

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