タスク管理方法のコツを知り仕事を効率化!紙でのアナログな方法も


今回紹介するのはタスク管理の方法です。タスク管理をすることで仕事を沢山こなし早く終わらせることで生産性の向上や効率化を図ることが出来ます。そんなタスク管理の方法をする際のポイントや方法の詳細を紹介するので、是非実行して今まで以上に仕事が出来るようになりましょう。あなたの仕事がスマートでスムーズになることを祈っています。

 タスク管理をする上で知っておきたいこと

本

タスクの管理をする上で知っておいてほしいことがいくつかありますのでそちらをご紹介します。また前提条件としてタスク管理で最も重要なのはタスク管理方法を実行するのは何のためなのかということです。例えば目標としては「仕事の効率化」ということが挙げられますが、それと同じぐらい大切なのは仕事が効果的かどうかです。どんなに効率よくやったとしても意味のない仕事や業務では効率化する意味がありません。何のために効率化するのかということを念頭に置いてタスクを管理しましょう。

 仕事の効率化

ひらめき

タスクを管理することは仕事を効率化するうえで、とても重要な技術の1つです。タスク管理方法が精錬されればされるほど、仕事がスムーズに進み、そして計画が立てやすくなります。例えば朝一番にタスクを管理しておくことで、何の仕事をすればいいのか、どの仕事からやればいいのか、どれぐらいの時間を掛ければやるべきことが終わるのかということが分かります。またそれらの記録を毎日残していくことで、どれぐらいの時間でどれぐらいの仕事が終わるのかということが分かってきますので、今後の計画を立てやすくなります。

 継続すること

マラソン

またタスク管理方法を学んで仕事が効率化出来たとしても継続しなければあまり意味はありません。なので、どうすれば継続出来るのかという点も考慮に入れてタスク管理をしましょう。例えば最初からタスク管理方法の全てを頭に叩き込んで実行できるのならばそれがいいのですが、続かなければあまり意味がないので、単純かつ簡単でもいいので毎日継続することを1つの目標としてタスク管理をしていきましょう。

 アナログかデジタルか?

タブレットとメモ帳

タスク管理をする上でアナログがデジタルかというのも大事な観点の1つです。スマホやタブレット、PCを持ち歩く人も多いのでいつでもどこでも忘れずにタスク管理をすることが出来、専用のソフトやアプリなどもあるので便利です。しかしアナログのタスク管理も優れています。自分で文字を書きだすことによってアイディアが思いつくかもしれませんし、パソコンでタスクを管理するのは続かないというかもいると思います。どちらも試してみて自分に合っている方を選ぶのが一番です。
また注意点としてはデジタルでタスク管理をする場合はアプリを吟味して選びましょう。沢山の種類があるので自分に合ったものを選ぶのは難しいですが、やはりあまりにも非効率的なアプリを使ってしまうとあまり意味がないです。基本的には使ってみて確認するのが一番ですが、ポピュラーなソフトならおおよそ大丈夫です。アナログの場合は紙とペン以外にも付箋を上手く利用すると便利なので是非使ってみてください。

 タスク管理をする方法

メモ

実際にどのようにタスクを管理すればいいのかという方法やコツについて詳しく紹介します。仕事・業務の効率化をする上で欠かせないタスクの管理方法は主に3つの工程からなっています。それはタスクの洗い出し、優先順位をつける、計画を立てる、の3つです。それぞれの方法について詳しく解説していきます。

 タスクを洗い出す

付箋にメモ

まずはタスクを全て洗い出すことから始めましょう。個人でやるものから協力するものまで全て出します。カレンダーやメモ帳なども見て忘れずに全て出し、他にも自分自身がやりたかったことや個人的なタスクも洗い出しましょう。
それらの作業が終わり、全てのタスクを洗い出すことが出来たら、次は今すぐに終わらせることが出来るタスクとそうでないタスクに分けて、今すぐに終わらせられるものは終わらせましょう。おおよその目安としては5分以内に終わらせられるものであればすぐにタスクをしていいと思います。
次に残りのそれぞれのタスクを達成するためにどんなことをすればいいのか項目別に分けて、そうすることによって大きくて難しいタスクも可視化することで分かりやすく達成しやすくなります。例えば「バーベキューを開催する」というタスクならば、おおまなかな項目として「場所を決める」「日程を決める」「人を集める」「材料や場所の予約を取る」などが挙げられるので項目を分けられるタスクは分け、項目化できない大きなタスクは細分化することもOKです。やったことのないタスクは経験者などに聞いてどんなタスクが必要なのかということを確認するのがとてもオススメです。

 優先順位をつける

計画の用紙

タスクを洗い出して項目別に分けることが出来たのなら次はそれぞれのタスクに優先順位をつけましょう。どのタスクがどれまでの期限で、どのタスクを先に終わらせたら次のタスクをやることが出来るのかなど、期限や順番などを考えてください。
そして次に大切なのは最も重要なタスクに出来るだけ力を注ぐということです。時間を掛けて、集中をして、自分が出来る最大のパフォーマンスを発揮できるようにしましょう。そうすることで他のタスクに無駄な時間を掛けずに済み、仕事全体のパフォーマンスが上がります。

 計画を立てる

カレンダー

次にするべきなのが計画を立てること、すなわちスケジューリングです。まずは、それぞれのタスクがどれぐらいの時間が掛かるのか考えます。今までの記録があるならばそれを基にして決めて、記録していない場合は大体の感覚値で決めます。いつまでに終わらせたいと期限を決めて後から何時間掛けるかという決め方でもOKです。
そして前述で付けた優先順位と工数(タスクに掛かる時間)を基にカレンダーや手帳にタスクを書き込みます。
ここまでを終わらせることが出来たのならタスク管理は一段落です。

 タスク管理を実行する時のポイント

ポイント

タスク管理の方法は上記で紹介した通りですが、実際に実行するときに気を付けたいポイントやコツがいくつか存在するのでそちらを紹介します。

 タスクの計測

時計

タスクの計測は、今後のスケジューリングをしていくうえでとても役に立ちます。計測といえば難しく聞こえますが内容は難しいことではありません。日々やっているタスクにどれぐらいの時間が掛かったのかということを記録していくだけです
スケジュールの計画を立てる際に「このタスクはおおよそこれくらいの時間が掛かるのでこれくらいで終わる」というように工数の予測精度が上がっていくので、より正確で精密な計画を立てることが出来ます。それにより効率的なタスク管理をすることが可能になります。

 繰り返す

サイクルを示した図

最も大事なポイントの1つは繰り返すことです。タスク管理は一回やれば終わりという訳ではありません。仕事のタスクは増えることもあれば減ることもあるので、週1回の頻度タスク管理方法を実行しましょう。仮に1度辞めてしまったとしても気づいたときに再開し始めることで少しずつ習慣化出来るので、根気よく何度もやって行きましょう。

タスクを吟味する

考える女性

洗い出したタスクを吟味しましょう。本当にそれはやるべきことで必要なのか?自分の仕事の範囲内なのか?人に任せられないタスクか?などなどを考えて、それぞれのタスクの目的について深く掘り下げましょう。

出来るだけ1つのタスクに集中する

集中

マルチタスクと言うと、とても効率的で直ぐに仕事を終わらせることが出来るのではないかというとそうでもありません。まずは目の前のやるべきタスクに集中して1つ1つ終わらせることが結果的に効率化に繋がります。
人間はどうしても他のことを始める際に、何をするべきなのか決断をしたり、集中を取り戻すまでに時間が掛かるので脳に負担が掛かります。集中すべき重要なタスクをやる際は他のタスクをやらないようにしましょう。
逆に小さく細かいタスクを沢山終わらせたい場合はまとめてやることによって無駄をなくすことが出来るのでオススメです。

 横やりタスク

埋もれた人

やはりタスクを管理したとしてもどうしても管理できないタスクがあります。それは頼まれごとをして出てくるタスクです。その際のタスクの処理方法としては、5分以内に終わるタスクであればすぐ終わらせてしまいましょう。それ以上の時間が掛かる場合は、一旦どこかに記録しておき、次のタスク整理をする際に改めて計画しなおして配置しましょう。

計画に遊びを持つ

背伸びしている女性

あまりにもスケジュールをキツキツにしすぎると精神的にも身体的にも良くありません、残業しすぎて睡眠時間が短くなり、疲労がたまると体調を崩す原因となってしまいます。
確かにタスク管理は大事ですがそれ以上に大事といえる体調管理を疎かにしないようにしましょう。スケジュールを組む際には約1-2割の余裕をもって取り組んでください。具体的には一日8時間働くのなら0.8-1.6時間ほどです。

タスク管理方法を理解して仕事効率化を図ろう!

タスクの管理方法について丁寧に解説しましたが如何でしたか?やはりタスク管理方法で大事なポイントはいくつもあるので少しずつ習得していくように心掛けましょう。きっとこれらをマスターすれば仕事の効率化がはかどって今までの仕事のスピードと比べものにならないほど速く正確になります。

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1995年8月生まれの沖縄出身で、好きな哲学者はアリストテレスです。よろしくお願いします。

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